5 simpele tips voor een betrouwbare back-up

Stel de gemiddelde ondernemer de vraag hoe het met zijn/haar back-up is geregeld. Vaak krijgen wij verschillende antwoorden die allemaal hetzelfde zeggen, namelijk: “we maken dagelijks een back-up en ik vertrouw er volledig op dat mijn systeembeheerder of IT-partner dit regelt”. Herkenbaar? Goed zo, lees vooral verder. Niet herkenbaar? Lees toch verder en stel dezelfde vraag na het lezen nogmaals.

Hoe belangrijk is een back-up nu echt?

Deze vraag is niet moeilijk te beantwoorden. “Heel belangrijk, want vaak is de back-up een laatste redmiddel.” In de meeste gevallen is de gedachte goed, alleen hoe zeker ben je er van dat je ook daadwerkelijk over een volledige en betrouwbare back-up beschikt van je IT-omgeving? Vaak is blind vertrouwen de drijfveer voor het doen van een dergelijke uitspraak. Maar wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor het maken van een back-up? Is dit de ondernemer, de systeembeheerder/IT-partner of wellicht beide?

De volgende 5 tips gaan je helpen bewuster na te denken over het onderwerp back-up en je helpen je risico’s te verkleinen.

Tip 1: Zorg voor rapportage

Rapportage is een middel om grip te houden op de back-up processen. Toch is het vreemd dat veel ondernemers het controleren van de rapportage de verantwoordelijkheid vinden van de systeembeheerder of IT-partner. Wie is er daadwerkelijk eindverantwoordelijk en loopt het financiële risico? Is dit de ondernemer of de systeembeheerder/IT-partner? Wederom een simpel antwoord, namelijk de ondernemer. Is het dan niet gek dat wij vaak horen dat de ondernemer geen rapportage ontvangt en er maar vanuit moet gaan dat het geregeld is? Elke professionele back-up oplossing is in staat een rapportage te genereren. Is dit voldoende? Nee, lees daarom verder.
Tip 2: Stap af van blind vertrouwen en het doen van aannames

Wanneer je back-up ziet als een laatste redmiddel bij verlies van data of het moeten herstellen van je IT-omgeving, is het geen goed idee om blind op iets of iemand te vertrouwen. Gelukkig is een back-up in de praktijk maar af en toe nodig, laat staan dat er een compleet herstel van de IT-omgeving nodig is. Juist dit laatste scenario wordt onderschat. Vaak horen we dat het mogelijk is een bestand of map te herstellen en zal het dus ook wel mogelijk zijn de gehele IT-omgeving te herstellen. Is dit ook écht zo of is er stiekem sprake van een aanname of blind vertrouwen?
Tip 3: Test regelmatig het (volledig) herstel van de IT-omgeving

Lastig? Dat valt wel mee. Testen beperkt zich vaak tot het herstellen van enkele bestanden en in sommige gevallen een virtuele server. Is er weleens eens volledig herstel uitgevoerd? Het antwoord is bijna altijd “nee, want hoe moet ik dat doen in een productieomgeving?” of “ik krijg toch dagelijks een rapportage dat de back-up gelukt is?”. Helaas staat in de kleine lettertjes van de back-up software opgenomen dat de producent nooit een werkende back-up garandeert en enkel een faciliteit beschikbaar stelt een back-up te maken en te testen. Ook hier is de oplossing niet moeilijk. Huur bijvoorbeeld één keer per jaar een paar dagen een server en test of het volledig herstellen van de back-up lukt. Ja, dit kost wat geld en tijd, maar weegt dit op tegen de kosten die er zijn als het herstellen van de back-up toch niet (helemaal) blijkt te lukken?
Tip 4: Vergeet de netwerkcomponenten niet

Bij het maken van een back-up ligt de focus nagenoeg altijd op de servers en gebruikersdata. Eigenlijk best gek als je bedenkt dat servers afhankelijk zijn van netwerkcomponenten, zoals switches en de firewall. Het inrichten van netwerkcomponenten kost tijd, net zoals het installeren van servers tijd kost. Waarom wordt er dan wel een back-up gemaakt van servers en vaak niet van netwerkcomponenten? Simpel antwoord: er wordt niet over nagedacht! Door een back-up te maken van de configuratie in de netwerkcomponenten, is het bijvoorbeeld bij een defecte switch een kwestie van minuten in plaats van uren voordat het netwerk weer volledig operationeel is. Het klinkt logisch, de praktijk laat iets anders zien.
Tip 5: Stel de juiste prioriteiten en hanteer een herstelplan

In de praktijk zien we dat als er überhaupt al een goede en betrouwbare back-up van de volledige IT-omgeving is, er vaak geen herstelplan is waarin staat beschreven welke onderdelen als eerste weer operationeel moeten zijn. Hierin is geen standaard mogelijk omdat voor organisatie X e-mail en voor organisatie Y het facturatiepakket als eerste beschikbaar moet zijn. De gouden tip hierbij is om goed te kijken naar het opsplitsen van data en applicaties. Nog belangrijker is het om duidelijk voor ogen te hebben wat de volgorde moet zijn van herstel om dit te realiseren. Uiteindelijk zorgt een herstelplan voor een uitgeschreven instructie hoe de omgeving te herstellen, zodat de belangrijkste onderdelen snel weer operationeel zijn.

Moet ik mij echt druk maken om mijn back-up, dat wordt toch geregeld?

Na het lezen van deze 5 tips kunt u deze vraag wellicht beter beantwoorden. Tegelijkertijd laat de praktijk zien dat dit voor veel ondernemers lastig is. Ze staan vaak niet stil bij de risico’s en vertrouwen op de kennis en kunde van de systeembeheerder of de IT-partner. Zeker gezien de toenemende dreiging van cybercriminelen is dit niet verstandig.

Zo doen wij het…

Back-up is een belangrijk onderdeel van het IT-beleid. Beerepoot Automatisering is in staat om een volledige en betrouwbare back-up van uw data en IT-omgeving te maken. Daarbij vergeten we geen zaken zoals netwerkcomponenten en wordt het back-up en herstelplan altijd samen met u opgesteld. We hanteren een eenvoudig maar doeltreffend 1-2-3 beleid, zodat u altijd beschikt over uw data en een volledige kopie van uw IT-omgeving. En natuurlijk vergeten we het testen van de back-up niet.